PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

A. PENDAHULUAN
Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat pemakai, perpustakaan harus mampu (1) mengkaji/mengenali siapa masyarakat pemakainya dan informasi apa yang diperlukan, (2) mengusahakan tersedianya jasa pada saat diperlukan, serta (3) mendorong pemakai untuk menggunakan fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan. Analisis pemakai dan kebutuhan pemakai ini ditujukan untuk pengembangan koleksi perpustakaan demi tersedianya kebutuhan informasi yang benar-benar mutakhir dan relevan.
Pengembangan koleksi dimaksudkan untuk membina sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang akan dilayani. Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan atau unit informasi. Kegiatan pengembangan koleksi mencakup, antara lain penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, serta deseleksi.

B. TINJAUAN PUSTAKA
Pembinaan dan pengembangan koleksi memfokuskan pada empat aspek utama di antaranya :
1. Kebijakan pengembangan koleksi
Pengembangan koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pemakai akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan. Sumber-sumber informasi tersebut harus dikembangkan sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang dilayani.
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dan pengembangan koleksi perpustakaan. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis.
Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan, sebab kebijakan tersebut :
a. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan.
b. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan.
c. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi terjamin.
d. Menjadi standar atau tolok ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi telah tercapai.
e. Membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran.
f. Menjadi sarana komunikasi baik dengan masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi.
2. Seleksi
Secara umum seleksi diartikan sebagai tindakan, cara, atau proses memilih. Dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi perpustakaan, seleksi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi suatu informasi untuk ditambahkan pada koleksi yang sudah ada di perpustakaan. Dengan demikian, proses seleksi merupakan kegiatan yang dilaksanakan sebelum kegiatan pengadaan bahan pustaka.
3. Pengadaan
Secara sederhana, pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah, atau dengan cara menerbitkan sendiri. Bahan pustaka yang akan diadakan mencakup (1) karya cetak atau karya grafis, seperti buku, majalah, surat kabar, disertasi, dan laporan. (2) karya non cetak atau karya rekam, seperti piringan hitam, kaset, dan video. (3) bentuk mikro, seperti microfilm, dan mikrofis. (4) karya elektronik, seperti disket, pita magnetic, serta selongsong elektronik yang diasosiasikan dengan komputer.
4. Deseleksi
Deseleksi merupakan usaha untuk mengeluarkan atau menarik bahan pustaka dari koleksi.

C. PEMBAHASAN
1. Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dan pengembangan koleksi perpustakaan. Agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis.
Rumusan yang dituangkan dalam kebijakan pengembangan koleksi tertulis dimulai dengan penjelasan singkat tentang misi perpustakaan dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai, deskripsi singkat mengenai masyarakat yang dilayani, koleksi yang telah ada, kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan berikut :
a. Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa yang diberikan wewenang untuk seleksi.
b. Metode pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan prioritas-prioritas tentang koleksi yang diseleksi.
c. Masalah-masalah khusus didaftarkan secara rinci, misalnya jenis bahan yang tidak dikoleksi, berapa copy dari satu judul (duplikasi), penjilidan, dan penggantian buku atau bahan perpustakaan lain yang hilang.
d. Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan yang dibagi atas bidang subjek dan keterangan mengenai prioritas.
e. Bahan berbahasa asing
f. Jenis bahan perpustakaan berdasarkan format. Definisi tiap jenis dan kategorinya, keterangan mana yang dibeli dan mana yang tidak, dan pentingnya bahan tersebut bagi koleksi atau pemakai.
g. Hadiah dan cara penanganannya
h. Pijam antarperpustakaan serta jaringan dan bentuk kerjasama lain yang berpengaruh pada pengembangan koleksi.
i. Kriteria dan tata cara penyiangan.
j. Sikap perpustakaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan kebebasan intelektual.
Penjelasan yang disebutkan di atas masih terbatas pada uraian-uraian umum yang seharusnya terdapat pada rumusan kebijakan pengembangan koleksi.

2. Seleksi
Proses seleksi adalah merupakan kegiatan yang dilaksanakan sebelum kegiatan pengadaan bahan pustaka. Namun siapa yang mempunyai wewenang melakukan seleksi dan cara melakukan seleksi?
a. Pihak yang melakukan seleksi
Kelompok yang dipandang memiliki kapabilitas untuk menyeleksi bahan pustaka antara lain, adalah pustakawan, spesialis subjek, took buku, dan komisi pustakawan. Meskipun demikian, kenyataannya di lapangan menunjukkan bahwa otoritas yang melakukan seleksi ditentukan oleh tipe/jenis perpustakaan yang bersangkutan. Pihak-pihak yang berwewenang melaksanakan seleksi menurut jenis perpustakaan adalah sebagai berikut :
• Perpustakaan sekolah
Pihak yang berwewenang menjalankan seleksi adalah kepala sekolah dan guru. Dalam kondisi tertentu, siswa dimungkinkan mengusulkan tetapi harus mempertimbangkan kebutuhan sekolah.
• Perpustakaan perguruan tinggi
Otoritas yang melaksanakan seleksi adalah pimpinan universitas, dekan, ketua jurusan/program studi, dan dosen. Pembentukan komisi penasihat/pengawas perpustakaan secara khusus juga dapat memilih atau memberikan usulan. Komisi ini biasanya terdiri atas pustakawan, dosen, dekan, dan elemen-elemen lain yang dipandang mampu.
• Perpustakaan umum
Pihak yang berwewenang melakukan seleksi adalah dewan penasihat/penyantun perpustakaan dan tokoh masyarakat yang berada disekitar perpustakaan umum.
b. Kriteria seleksi
Apapun kriteria seleksi yang diterapkan oleh perpustakaan, harus dituangkan dalam kebijakan pengembangan koleksi. Secara umum kriteria-kriteria yang diterapkan dalam seleksi adalah :
• Tujuan, Cakupan, dan Kelompok Pembaca
Bahan pustaka yang akan dipilih harus mempertimbangkan secara sungguh-sungguh kesesuaiannya dengan tujuan, cakupan, dan pengguna perpustakaan yang bersangkutan.
• Tingkatan koleksi
Tingkatan koleksi menjadi salah satu faktor utama untuk menentukan koleksi tertentu. Ada enam kategori tingkatan koleksi, yaitu (1) karya dalam bentuk ringkasan, (2) karya ringan dan populer, (3) karya popular yang serius, (4) karya elementer, (5) karya standar, (6) karya yang tingkat ilmiahnya lebih tinggi misalnya tesis atau disertasi.
• Otoritas dan kredibilitas pengarang
Otoritas pengarang harus ditentukan secermat-cermatnya. Jika pengarang bukan pakar yang dikenal dalam bidangnya, kualifikasinya dalam penulisan buku harus diteliti dengan baik.
• Harga
Harga juga perlu dipertimbangkan. Misal harga buku yang cukup tinggi harus diperhatikan apakah buku tersebut sangat dibutuhkan atau tidak.
• Penyajian fisik buku
Penampilan fisik buku baru dapat mempengaruhi keputusan seleksi. Bahan pustaka seharusnya bersih, rapi, dan dapat dibaca.
• Struktur dan metode penyajian
Pustakawan dengan latar belakang subjek tertentu biasanya dapat memperoleh gambaran tentang struktur buku malalui daftar isi.
• Indeks dan Bibliografi
Keberadaan bibliografi dan indeks sebuah buku dapat diketahui secara jelas lewat entri dalam bibliografi nasional. Meskipun demikian, kualitas bibliografi dan indeks akan dapat ditentukan secara tepat apabila langsung diperiksa dan dilihat pada buku itu sendiri. Catatan kaki dan daftar rujukan bisa memperkuat klaim keaslian penelitian.

3. Pengadaan
Secara sederhana, pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah, atau dengan cara menerbitkan sendiri. Bahan pustaka yang akan diadakan mencakup (1) karya cetak atau karya grafis, seperti buku, majalah, surat kabar, disertasi, dan laporan. (2) karya non cetak atau karya rekam, seperti piringan hitam, kaset, dan video. (3) bentuk mikro, seperti microfilm, dan mikrofis. (4) karya elektronik, seperti disket, pita magnetic, serta selongsong elektronik yang diasosiasikan dengan komputer.
Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata bertanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut :
- Pengadaan atau pengembangan koleksi
- Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka
- Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus menerus
- Pemeriksaan dan mengikuti terus-menerus penerbitan-penerbitan bibliografi
- Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya sudah tidak diperoleh (buku-buku out of print), tetapi sangat diperlukan pemakai.
- Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku.
- Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka.
Perpustakaan dalam memperoleh bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1. Pembelian
Pemesanan langsung dapat dilakukan pada penerbit ataupun toko buku. Penerbit Indonesia pada umumnya melayani permintaan perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku. Proses pemesanan dapat melalui sebagai berikut :
a. Toko Buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relatif sedikit. Pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk judul dan eksemplar yang tidak banyak. Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah :
- Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku.
- Toko buku tidak selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu melayani kebutuhan perpustakaan.
- Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
- Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
b. Penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku.
Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.
c. Agen Buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri.
2. Tukar-menukar
Bahan pustaka tertentu tidak dapat dibeli di toko buku, tetapi hanya dapat diperoleh melalui pertukaran.
a. Tujuan Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu :
- Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
- Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi.
- Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan.
b. Teknik Tukar-menukar
Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut :
- Menyusun daftar bahan pustaka duplikasi sebagai bahan penawaran
- Mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan yang dinilai mempunyai koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan.
- Perpustakaan yang menerima tawaran akan mempelajari tawaran yang diterima dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksinya sendiri. Kemudian memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
- Perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, menilai keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya. Jika diterima, kemudian mengirimkan jawaban persetujuan bahwa tukar-menukar dapat dilaksanakan.
- Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengelolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
3. Hadiah
Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.

4. Deseleksi
Perawatan koleksi merupakan bagian pengelolaan koleksi yang meliputi berbagai kegiatan yang bertujuan menjaga kemutakhiran dan daya guna koleksi perpustakaan. Salah satu bagian perawatan koleksi adalah deseleksi atau penyiangan. Deseleksi secara sederhana dipahami sebagai usaha untuk mengeluarkan atau menarik bahan pustaka dari koleksi.
Penyiangan yang dilakukan di perpustakaan tentu saja mempunyai tujuan. Ada empat tujuan yang akan dicapai, diantaranya :
a. Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru.
b. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik.
c. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakan koleksi.
d. Memungkinkan staf perpustakaan mengelola koleksi secara efektif dan efisien.

D. KESIMPULAN
Pengembangan koleksi (collections development) dimaksudkan untuk membina sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang akan dilayani. Pengembangan koleksi tidak hanya mencakup kegiatan pengadaan bahan pustaka, tetapi juga manyangkut masalah perumusan kebijakan dalam memilih dan menentukan bahan pustaka mana yang akan diadakan serta metode-metode apa yang akan diterapkan. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dan kebijakan pengembangan koleksi. Barulah kemudian masuk pada tahap pengadaan bahan pustaka yang dimulai dari tahap seleksi sampai pada tahap pengadaan bahan pustaka dan deseleksi.

DAFTAR PUSTAKA

Sulistiyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Yulia, Yuyu, Sujana, Janti G., Windarti Henny 1994. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka.

Leave a Reply